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接待(せったい)
主に企業が、取引先の方々をもてなすために行う会のことです。
仕事の打ち合わせや、今後の方向性など、お客様をおもてなしをする他にも、仕事の話をすることも少なくありません。
- (1)お店選びのポイント
- (2)人数の確定
- (3)事前に準備するもの
- (4)幹事の心得!おさえるポイントはコレ!
- (5)タイムラインごとのポイント・気をつけること
- (6)朔からの提案
(1)お店選びのポイント
- 接待をするのに相応しいお店かどうか
- 他のお客様の年齢層は若すぎないか、個室はあるのか、お店の雰囲気、外観は安っぽくないか。
- 宴会コースがあるお店
- 宴会コースがあると会を終わらせるタイミングが分かりやすい、ゲストの方も電車などで帰る場合時間を決めやすい。
- ゲストの好みの飲み物があるお店
- ゲストをもてなすための会なので、相手の好みに対応できるお店であること。
- 料理変更の対応が利くお店
- 宴会コースは料理内容が決まっている事がほとんどです。そのため相手の苦手な食べ物などがコースに含まれている場合、料理の変更が可能なのか確認しておくこと。
- 立地条件
- 駅から近い場所にあるか、近くに分かりやすい目印はあるか、駐車場はあるのか。
- 下見
- 下見が可能であれば、やはり直に見に行った方がお店の雰囲気も分かりやすいです。
その際、お手洗いの場所や会計の方法(請求書払い、カード会計)の確認をしておくと当日スムーズに動くことができます。
- 予算と料理提供の形
- 一般的にはお一人さまあたり4,500円~5,000円の範囲の接待が多いです。
あまりリーズナブルな予算での接待は、ゲストに自分たちはこの程度なのかと思わせてしまう可能性があります。
料理提供の形は出来れば「銘々盛り」の方が好ましいです。 「銘々盛り」とは、人数分のお料理を大皿に盛るのではなく、お一人さま分の料理を一皿×人数で提供することを指します。
大皿の提供で、幹事さまが盛り分けるということでもいいと思いますが、料理を盛り分けながら、ゲストの事を気にするよりも、盛り分けを気にせず、ゲストのおもてなし、お話に集中できる銘々盛りの方がオススメです。
(2)人数の確定
接待となると、多くても10名様くらいかと思います。それ以上の人数になると、異業種交流会のようになると思うので、ここでは10名様くらいの人数を仮定してお話します。
また接待は基本的にホストの人数がゲストの人数より多いものです。
(3)事前に準備するもの
お店のスタッフにしてほしい事を伝えましょう。
例えばおしぼりはこの方から渡して欲しい、こういう物を用意してほしいなど。
失礼があってからでは取り返しがつきません。
(4)接待の幹事の心得!おさえるポイントはコレ!
目的は仕事のお話ですが、ゲストの方に気持ち良くなっていただくということも忘れてはいけません。
またあくまで仕事の延長です。相手に失礼な言葉遣いや、場にそぐわないネタには気を使いましょう。
(5)詳細、ポイント、気をつけること
時間 | プログラム | 所要時間 | ポイント | 気をつけること |
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17:30 | 20分 | 予約時間より最低でも30分は早く来店する。 まず、ゲストをもてなすという事が大前提です。ゲストよりも遅く来店すると、ゲストはどうしていいかわかりませんし、ゲストへの心象も悪くなります。 これから仕事の話などをしようとしている中で、相手の心象を落としてしまっては、仕事の話どころではありません。 最低でも30分前に来店し待機しつつ、席のレイアウトや、お手洗いの場所、コースの内容など、確認しておきましょう。 |
席には上座、下座があります。 ホストの方々は下座に座りましょう |
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17:50 | ゲストの方々来店 | ゲストの方々も、10分前位には来店されます。 例えばタクシーで来店される際、予定より早く着いてしまった、予定より仕事が早く終わったなど、ゲストの方々にも何があるかわかりません。 なので、やはり幹事様は30分~40分は早く来店した方がベストです。 |
ホストの方々はゲストの方々よりも先に座らない。 幹事様はゲストの方々が皆様座られてから座るようにしましょう。 来店の際、お店のスタッフがお席までご案内すると思いますが、幹事様も玄関で出迎えた方が好印象です。 |
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18:00 | 宴会スタート | ここからは会話をしていく事がメインとなります。 目的は仕事のお話ですが、ゲストの方々に気持ちよくなっていただくということも忘れてはいけません。 会話の内容としては、政治、思想、宗教の話は避けましょう。 ●ゲストの趣味 テニスをしていてホスト側にもテニスの知識がある場合。知識がない場合は、中途半端な知ったかぶりよりも、魅力や練習方法などを話して頂いた方がいいと思います。 ●ゲストの企業、業界のニュース ゲストに興味、関心を示しているという事が伝わるので効果的です。ゲストの会社の動向などは常にチェックし把握をしておきましょう。 |
飲み物の注文やお店側との連絡係として立ち振舞ましょう。 あくまで仕事の延長です。 相手に失礼な言葉遣いや、場にそぐわないネタには気を使いましょう。 |
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19:20 | ホストの方はゲストの帰りを気にしましょう アルコールを皆様飲まれているかと思いますので、運転するというのはもってのほかです。タクシーや代行を予約しておくとゲストがスムーズにお店を出れます。 加えて、この辺りでお会計を済ましておきましょう。 もしくは、二次会をされるようであれば、お店のチェックなどを済ませておきましょう。 |
(6)朔からの提案
「○○の、○○だから」という理由でお店選びをしましょう。
例えば、地域一番店の魚料理が美味しいお店だから。
ゲストの、好きなメニューがあるお店だから。
など、そういったかたちでお店選びをすると、ゲストの方におもてなしの気持ちが伝わりやすいです。
上座や下座はもちろんご存じでしょうが、お店側の若いスタッフなどだと分からない場合もあります。
ここに座った人から順番に出して、など、優先してほしい人を伝えておくとよいと思います。
最近は外国の方をもてなす方も増えております。
外国語メニューにも対応しているお店もありますので、予約時に外国の方がいる旨を伝えておくと、対応してくれるかもしれません。
また、外国の方ですと、宗教上食べられないものがあったり苦手な日本食があるかもしれないので、しっかり確認しておきましょう。
銘々盛に対応してくれるお店もありますので、接待の時は取り分けたりしない銘々盛がオススメです。
予算としては5,000円以上の席でしたら、対応してくれるお店が多いと思います。
県外や遠方の方を接待する場合、チェーン店は避けましょう。
その土地ならではの飲食店の方が喜ばれます、接待の場合幹事様の上司も同席することがほとんどです。
○○の、○○だから、という理由づけがあると、上司からの信頼も掴め、幹事様の株も上がることでしょう。